Procedimiento común de acceso a archivos de la AGE

El pasado viernes se publicaba en el BOE el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. El Real Decreto establece, por primera vez, un procedimiento común para acceder a los documentos obrantes en los archivos de la AGE (Capítulo IV, arts. 23-32). Como detalla su exposición de motivos,

Esta norma pretende (...) facilitar el ejercicio del derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y documentos administrativos, mediante la clarificación de los criterios fijados en la muy diversa legislación aplicable y con la introducción de un procedimiento común, muy simplificado, de solicitud de acceso. En la regulación del procedimiento, que pretende suprimir incertidumbres y eliminar cualquier ocasión de arbitrariedad, está muy presente la necesidad de proteger intereses públicos y privados en los términos reconocidos en la Constitución y las Leyes, que justifican la existencia de especiales requisitos y condiciones para el acceso a documentos que no son de libre consulta y requieren autorización. En especial, esta regulación es respetuosa del delicado equilibrio que debe mantenerse entre la salvaguarda del derecho fundamental a la protección de datos personales-de acuerdo con la regulación contenida en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal- y el derecho de acceso a documentos y archivos. Con el fin de proceder a una ponderación lo más ajustada posible, la norma distingue una variedad supuestos en relación con el acceso a documentos que contienen datos personales y gradúa, atendiendo al tipo de datos, la edad del documento, las circunstancias del caso y la finalidad del acceso, las condiciones y requisitos que se han de reunir para levantar las restricciones al acceso.

El régimen previsto –requisitos de la solicitud para el ejercicio del derecho de acceso, regulación de la tramitación y resolución, derecho a la obtención de copias– (...) complementa y facilita la aplicación de disposiciones legales que se refieren con carácter general al derecho de acceso a documentos, como las contenidas en la (...) Ley 30/1992, en la Ley 16/1985, de 25 de junio, de patrimonio histórico español, en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos o, más recientemente, en la Ley 52/2007, de 28 de diciembre, por la que se reconocen y amplían derechos y establecen medidas a favor de quienes padecieron persecución o violencia durante la guerra civil y la dictadura.

En conclusión, la presente norma no altera el régimen material de acceso a los documentos contenidos en los archivos de la Administración General del Estado (...) compatible con el reconocimiento de un procedimiento administrativo común para la solicitud de acceso a los documentos conservados en los archivos de la Administración General del Estado. Tal regulación procedimental viene a ofrecer claridad y seguridad a todos los interesados, determinando además las particularidades procedimentales existentes en virtud de algunas de las situaciones de acceso restringido y resulta de aplicación general a los archivos de la Administración, con exclusión tan sólo de los de oficina o gestión (...).

Aunque la nueva norma -que entrará en vigor el día 1 de enero de 2012- está siendo ya objeto de algunas críticas, su aplicación dotará de mayor garantía jurídica a los ciudadanos y a los archiveros, y podrá servir de campo de pruebas para la tan esperada Ley de transparencia y acceso a la información. Las expectativas de profesionales y usuarios no se colman con este Real Decreto, pero su aprobación constituye un primer paso necesario.

En ACAL creemos que el Congreso de Archivos de Castilla y León puede ser un marco excepcional para poner en común experiencias, cuatro meses después de la entrada en vigor de la norma (recordemos que el Congreso se celebra del 9 al 11 de mayo de 2012) y debatir sobre los pasos que deben llevarse a cabo en un futuro que cada vez parece menos lejano.